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汇报工作的技巧,西安普华口才培训

时间:2018-9-27 18:14:25  作者:普华口才  来源:网络转载  查看:38  评论:0
内容摘要:一次优秀的汇报不仅可以呈现你的能力、放大你的潜力;还可以获取主管认可、获得资源上的支持; 还可以让你有机会和高层进行深度沟通和交流,在不知不觉中,成为高层的协作伙伴。 每一个聪明人都知道,工作汇报有多么重要。 但是,很多中层经理在做汇报的时候,采取的...

一次优秀的汇报不仅可以呈现你的能力、放大你的潜力;还可以获取主管认可、获得资源上的支持;

 

还可以让你有机会和高层进行深度沟通和交流,在不知不觉中,成为高层的协作伙伴。

 

每一个聪明人都知道,工作汇报有多么重要。

 

但是,很多中层经理在做汇报的时候,采取的是自杀模式,而不是专家模式。更要命的是,他们根本不知道错在什么地方。

 

所谓自杀模式,就是中层经理们自认为聪明地采取了大多数演讲训练中教的套路。

 

比如说,讲一个吸引人的故事,引起共鸣,激发好奇心,使用生动的多媒体手段。

 

必须承认,这些技巧在常规的演讲中,非常奏效。但在高层会议中,如果你用同样的技巧做报告,就是自找死路。

 

 

1 为什么会这样?

 

这要从会议室的高管开始说起。

 

先来做一道选择题,如果你要想描述一位典型的高管,最常用的词是:

 

A: 数据狂

B: 毫无耐心

C: 攻击性强

D: 时间压力大

E: 十分吓人

 

答案是:ABCDE

 

粗鲁无礼、自负及执着于权力,同时具有吓人的个性以及真诚的力量,是一名优秀领导者所必需的特质。

 

因为高度竞争的环境,作为特殊群体的他们,工作充满了巨大的压力。大多数高管人都非常聪明,精力旺盛,是个不折不扣的工作狂。他们对时间、数据的敏感性非常高,没有时间浪费在讲笑话、娱乐消遣或者对反应迟钝的员工身上。

 

在工作中,你的目标必须和他们的目标保持一致,即推动公司前进。

 

如果你不能做到这一点,悲剧就会发生。

 

具体来说,很多人会犯三个典型的错误:

 

1.没有想清楚对方要什么?自己可以提供什么?

2.没有开门见山说出主题和目标;

3.没有灵活性,照着事先准备的PPT汇报。

 

很多中层主管兴致勃勃地拿着自己精心准备的PPT 材料,带着一种“我做得很棒吧,快夸我 ”的心态进入会议室。完全没有意识到,在进入会议室的前一分钟,你的老板们还在为财务状况忧心忡忡,或者为市场状况或质量控制而焦头烂额。

 

你必须要非常敏感,尊重高管们的时间,并且把自己的紧迫感提高到跟他们相同的水平。

 

你还必须要有全局视野,注意高层们关注层面的广度以及他们的预期,不能只谈自己当前的一小块业务。

 

你还必须足够灵活,才能在高层们发散性思维发作,突然提到一个看似不想干问题的时候,能够镇定自若、清晰完整地汇报工作。

 

最好的方式,就是以一个有效率的专家身份进入会议室,绝不浪费时间。

 

我们假设有一家年总收入40亿美元的中型公司,来计算公司5位最高领导者(首席执行官、首席财务官、首席运营官、首席技术官、首席市场官)一同出席一场为时1小时会议的成本。

 

结果是惊人的,他们的工资、奖金、股票期权以及其他福利,都可以从美国证监会的公共档案中查询到。

 

计算显示,5位首席高管一同参加一场决策会,成本将大于3万美元一小时。

 

时间就是金钱,巨额的金钱。浪费时间就是浪费钱。

 

所以,高管们绝不肯浪费金钱在无用的客套话上。

 

他们会说,“我们没有时间听故事,而且我也不在乎什么注意力。我们需要开始日程表上的议程,做出决定,然后继续下一个。”

 

他们最喜欢的开场白是:“让我们直奔主题。30分钟之后我要参加另一个会议。”

 

如果你下一周有一个重要工作汇报,你应该现在就思考过这个问题:

 

如果我只能展示三张幻灯片,那么是哪三张?

 

最好的方法,准备3个汇报版本。

 

一个标准版本:按照原定时间长度汇报;

 

一个简短版本:5分钟搞定;

 

还有一个超短版本:只阐述最核心的内容。

 

还有一点非常重要。如果我没有PPT ,可以完成这个报告吗?

 

你要对你汇报的所有内容非常熟悉。包括汇报结构、主体内容,预期目标、和所有重要的数据。永远不要把自己放进“没有幻灯片就无法汇报的境地”,确保你可以在没有PPT 的情况下完成这个报告。

 

汇报中最主要的任务是,向高管们表述清楚自己的需求和目标。工作狂们的注意力持续时间很短,他们很容易就会厌烦,所以你最好不断推动话题前进。

 

一场成功会议的外在表现就是,他们说的话比你多。

 

如果高管们对你汇报中的观点进行了热烈的讨论,而不是呆坐着听你的讲解,这说明他们对你的议题十分感兴趣。

 

反过来说,如果只有你在滔滔不绝,而不给他们透气、插话、讨论问题的机会,那么等待你的只有失败。你必须要挖掘出听众在汇报中产生的疑问,并且很好地解决这些问题。

 

一个好用的原则是:10/30法则。

 

如果在会议安排中你有30分钟的时间。那么用10分钟来讲述你的汇报内容,剩下20分钟留给高管们进行讨论。

 

这意味着,你需要把你的“汇报人”身份转换为“决策支持者”的身份。

 

许多中层主管都把精力全放在了汇报内容上,对外界丧失敏感性。

 

而一位高效的顶级汇报人具有某种会议超能力,能够让他一刻不停地扫描整个会议室,并且进行实时调整。

 

他能够观察整间会议室,并且在瞬间就根据观察到的情况对汇报内容进行更改。而这项技巧是推动会议发展的关键。

 

 

2 你知道你要汇报的是什么。但是你要了解,实际上高管们更关心的问题是什么?

 

1.如何增加客户保留/吸引率

2.如何增加高效恰理的工作流程

3.如何增加市场份额

4.如何增加净利润/营业收入(最高关注点)

5.如何减少成本

6.如何减少风险

7.如何减少进人市场的准备时间

 

如果你的汇报能够与上面中的某一项有所关联,那么你和高管们就有共同语言了。

 

有时候高管会不客气地打断你,提出一些看起来和主题没有关系的问题,或者毫不留情地问出一些让你难堪的问题。

 

不要惊慌,这可能一种测试。他们只是想看你对你的汇报主题到底了解有多深。你必须通过这个测试。而且这是进入到更深入讨论的一个前奏。

 

说实话在大企业工作,高层竞争激烈,火药味浓烈。有时确实有让你有一种“身处战场、硝烟弥漫”的感觉。

 

但是,你要理解那些围坐在会议桌旁的高管并不是你的敌人。要记住他们是跟你同一阵线的,大家都在追逐相同的目标。高管其实是你的后盾和资源团队,他们也希望你能获得成功。

 

如果你希望得到高管的理解、支持,就必须关心他们的需求和目标。并尽力在你的工作中,支持高管达成他们的目的。

 

从下一次汇报开始,请各位采取专家模式,支持你的主管,达成你的目的。

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